Tags: Knowledge-Email-Etiquette-Professionals-JobsInYangon
အလုပ္ခြင္သို႔ဝင္ေရာက္ေနတဲ့ Professional တိုင္းသိထားသင့္တဲ့ e-mail ေပးပို႔ရာတြင္ လိုက္နာသင့္ေသာ က်င့္ဝတ္ (၁၄) ခ်က္
သုေသသနျပဳခ်က္မ်ားအရ အေမရိကရွိဝန္ထမ္းမ်ားဟာ ပ်မ္းမွ်အားျဖင့္ သူတို႔အလုပ္ခ်ိန္မ်ားရဲ႕ ၄ ပုံ ၁ ပုံခန႔္ကို ဝန္ထမ္းအခ်င္းခ်င္္ေန႔စဥ္ေပးပို႔လွ်က္ရွိသည့္ ရာေပါင္းမ်ားစြာေသာ e-mail မ်ားကို ဖတ္ရႈျခင္းျဖင့္ ကုန္ဆုံးေနရေၾကာင္း သိရွိရပါတယ္။ သို႔ေသာ္လည္း ဝန္ထမ္းအမ်ားစုဟာ e-mail ကို ေကာင္းမြန္စြာဘယ္လိုအသုံးျပဳသင့္ၾကသလဲဆိုတာကို မသိရွိၾကပါဘူးဟူ၍ Career နည္းျပတစ္ဦးျဖစ္သူ Barbara Pachter မွ ေထာက္ျပခဲ့ပါတယ္။
Pachter ဟာ သူမ ေရးသားထုတ္ေဝခဲ့တဲ့ “The Essentials of Business Etiquette” ဟူသည့္ စာအုပ္တြင္ ေခတ္ေပၚ e-mail အသုံးျပဳရာတြင္ လိုက္နာက်င့္သုံးရမည့္ က်င့္ဝတ္မ်ားကို ေဖာ္ျပထားခဲ့ၿပီး ထိုအထဲက အေရးအႀကီးဆုံးအခ်က္အခ်ိဳ႕ကို စာဖတ္သူတို႔အတြက္ ျပန္လည္၍ ေကာက္ႏႈတ္တင္ဆက္ေပးလိုက္ပါတယ္။
၁၊ ရွင္းလင္းၿပီး ထိေရာက္တဲ့ Subject ကိုေရးသားပါ။
ေကာင္းမြန္ေသာ Subject Line ဆိုတာရဲ႕ ဥပမာအခ်ိဳ႕ကေတာ့ “Meeting အခ်ိန္ေျပာင္းလဲျခင္း” “သင့္ရဲ႕ Presentation အတြက္ ေမးခြန္းတိုအခ်ိဳ႕” သို႔မဟုတ္ “Proposal (ကမ္းလွမ္းခ်က္) အတြက္ အႀကံျပဳခ်က္မ်ား” အစရွိသည္တို႔ပဲျဖစ္ပါတယ္။
“လူေတြဟာ Subject (အေၾကာင္းအရာ ေခါင္းစဥ္) Line အေပၚမူတည္၍ ဒီ e-mail ကို ဖြင့္သင့္/ မဖြင့္သင့္ ဆုံးျဖတ္တတ္ၾကပါတယ္” “ဖတ္ရႈသူအေနနဲ႔ သင္ဟာသူတို႔ေမးျမန္းထားတဲ့ သက္ဆိုင္ရာ အေၾကာင္းအရာ (သို႔) အလုပ္ခြင္အတြင္းက ကိစၥရပ္မ်ားကို ေဆြးေႏြးလိုတယ္ဆိုတာကို သိရွိႏိုင္ေစဖို႔ Subject Line ကို ရွင္းလင္းစြာေရးသားေပးသင့္ပါတယ္” ဟူ၍ Pachter မွ ေျပာၾကားထားပါေသးတယ္။
၂။ ပေရာ္ဖက္ရွင္နယ္ဆန္တဲ့ e-mail လိပ္စာတစ္ခုကို အသုံးျပဳပါ။
သင္ဟာ ကုမၸဏီအတြက္အလုပ္လုပ္ေပးေနတာျဖစ္ပါက ကုမၸဏီရဲ႕ e-mail လိပ္စာကို အသုံးျပဳေပးပါ။ ဘယ္ေသာအခါတြင္မွ အလုပ္ႏွင့္သက္ဆိုင္တဲ့ e-mail ေပးပို႔မႈမ်ားအတြက္ သင့္ရဲ႕ တစ္ကိုယ္ရည္အသုံးျပဳဖို႔ဖြင့္ထားတဲ့ mail အေကာင့္နဲ႔ ေပးပို႔ျခင္းကို မျပဳလုပ္သင့္ပါဘူး။ အကယ္၍ သင္ဟာ ကိုယ္ပိုင္အလုပ္ကိုလုပ္ကိုင္ေနသူတစ္ဦးျဖစ္ပါကလည္း အလုပ္အတြက္သီးသန႔္ရည္႐ြယ္၍ e-mail လိပ္စာတစ္ခုကို ေသခ်ာေ႐ြးခ်ယ္စဥ္းစား၍ ဖြင့္ထားသင့္ပါတယ္။
ထိုသို႔ အလုပ္ႏွင့္ပတ္သက္တဲ့ e-mail တစ္ခုကို ဖြင့္လွစ္ရာတြင္ လက္ခံရရွိသူဖက္မွ ဘယ္သူက ဒီ e-mail ကို ေပးပို႔တာလဲဆိုတာကို သိရွိႏိုင္ေစရန္အတြက္ သင့္ရဲ႕ အမည္ရင္း ပါဝင္ေနသင့္ပါတယ္။ သင္ေက်ာင္းတက္စဥ္က သူငယ္ခ်င္းမ်ားက ေခၚခဲ့တဲ့ နာမည္ေျပာင္မ်ားျဖစ္တဲ့ (ဥပမာ - babygirl@.... (သို႔) beerlover@.... တို႔ဟာ အလုပ္ႏွင့္စပ္ဆက္ေနတဲ့ e-mail တစ္ခုဖြင့္ဖို႔ ေကာင္းမြန္တဲ့ေ႐ြးခ်ယ္မႈမဟုတ္ပါဘူး
၃။ “Reply All” ကို မႏွိပ္ခင္ ျပန္စဥ္းစားပါ။
လူ ၂၀ ခန႔္ထံမွေပးပို႔လာမယ့္ သူတို႔နဲ႔ မသက္ဆိုင္တဲ့ e-mail မ်ားကို ဘယ္သူကမွ အခ်ိန္ကုန္ခံၿပီး ဖတ္ခ်င္ၾကမယ္မထင္ပါဘူး။ မိမိနဲ႔ မသက္ဆိုင္တဲ့ e-mail မ်ား ခဏခဏေရာက္လာတဲ့အခါ e-mail အသစ္ဝင္လာတိုင္း ဖုန္းကိုစစ္ေဆးေနရျခင္းဟာ စိတ္ရႈပ္ဖြယ္ေကာင္းလွပါတယ္။ ဒီအတြက္ သင့္အေနနဲ႔ e-mail ျပန္လည္ေပးပို႔ရာတြင္ အဆိုပါ e-mail list အတြင္း ပါဝင္ေနတဲ့လူတိုင္းအေနနဲ႔ ဒီကိစၥကို သိထားသင့္တယ္လို႔ ယူဆမွသာ “Reply All” ခလုတ္ကို ႏွိပ္၍ ေပးပို႔ရမွာျဖစ္ပါတယ္။
၄။ Professional ဆန္တဲ့ ႏႈတ္ဆက္ျခင္းကို ျပဳလုပ္ပါ။
Professional မဆန္တဲ့ ႏႈတ္ဆက္ျခင္းမ်ိဳးျဖစ္တဲ့ “Hey, you guys,” “Yo,” (သို႔မဟုတ္) “Hi, folks.” အစရွိသည္တို႔ကို အသုံးမျပဳပါနဲ႔။ ဒီအရာေတြဟာ e-mail လက္ခံရရွိသူဖက္က သင့္ကို ေပါ့ေပါ့ေနတတ္သူတစ္ဦးအျဖစ္ ထင္ျမင္သြားေစႏိုင္ပါတယ္။ ထိုအစား “Hi” ႏွင့္ “Hello” ကို ထည့္သြင္း၍ (ဥပမာ - “Hi, Michael/ Hi, Jane) ဟူ၍ နာမည္အျပည့္အစုံကို ထည့္သြင္းေရးသားသင့္ပါတယ္။
၅။ အာေမဋိတ္ သေကၤတမ်ားကို အနည္းငယ္သာအသုံးျပဳပါ။
သင့္ရဲ႕ စိတ္လႈပ္ရွားမႈကို ေဖာ္ျပႏိုင္ရန္အတြက္ အာေမဋိတ္သေကၤတ တစ္ခုမွ်သုံးရင္လုံေလာက္ပါၿပီ။ “တစ္ခါတစ္ရံမွာ စိတ္လႈပ္ရွားဖြယ္ေကာင္းတဲ့အရာမ်ားအေၾကာင္း e-mail ေရးသားရာတြင္ အာေမဋိတ္သေကၤတ (exclamation point) ကို စာေၾကာင္းတိုင္းနီးပါးရဲ႕ အဆုံးတြင္ လူအခ်ိဳ႕က ထည့္သြင္းေရးသားေလ့ရွိၾကပါတယ္။ ဒီအရာက လက္ခံသူဖက္မွ အျမင္ျဖင့္ၾကည့္ရႈပါက “စိတ္ခံစားမႈမ်ားလြန္းၿပီး” “ရင့္က်က္မႈမရွိဘူး” ဟူ၍ ထင္ျမင္သြားေစႏိုင္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ exclamation point မ်ားကို တတ္ႏိုင္သေလာက္ မထည့္ပဲေရးသားသင့္ပါတယ္။
၆။ သင့္ရဲ႕ e-mail ကို ဖတ္ရႈရလြယ္ကူေစရန္ ျပဳလုပ္ေပးပါ။
သင္ေရးလိုက္တဲ့ စာေၾကာင္းမ်ားနဲ႔ စာပိုဒ္မ်ားရဲ႕ အရွည္ကို တစ္ခုႏွင့္တစ္ခု မတူညီေအာင္ျပဳလုပ္ပါ။ “ရွည္လ်ားတဲ့ စာေၾကာင္းမ်ားနဲ႔ စာပိုဒ္မ်ားဟာ ဖတ္ရႈဖို႔ပိုမို၍ ခက္ခဲေစတဲ့အတြက္ သင္ေျပာလိုတဲ့ အဓိက အေၾကာင္းအရာမ်ားကို bullet မ်ားခြဲ၍ ေရးသားေပးသင့္ပါတယ္။”
၇။ ၾကမ္းတမ္းတဲ့အသုံးအႏႈန္းမ်ားကို ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။
“သင့္ေရးသားလိုက္တဲ့ e-mail ကို ျပန္လည္ဖတ္ရႈၾကည့္ပါ။ ဒီအရာက သင့္အေနနဲ႔ ၾကမ္းတမ္းတဲ့ အသုံးအႏႈန္းမ်ားပါေနတယ္လို႔ ခံစားရပါက လက္ခံသူဖက္မွလည္း ထိုသို႔ ထင္ျမင္သြားႏိုင္ပါတယ္။” အႏုတ္သေဘာကိုေဆာင္တဲ့ စကားလုံးမ်ားျဖစ္တဲ့ “failure”, “wrong သို႔မဟုတ္ “neglected” အစရွိတဲ့ အသုံးအႏႈန္းမ်ားကို ေရွာင္ရွားသင့္ပါတယ္။
၈။ မတူညီတဲ့ ယဥ္ေက်းမႈအစဥ္အလာေနာက္ခံမွလာတဲ့သူမ်ားဟာ စကားေျပာရာတြင္ႏွင့္ စာေရးသားရာတြင္ တူညီမွာမဟုတ္ဘူးဆိုတာကို သိရွိထားပါ။
အထူးသျဖင့္ စာေရးသား၍ ဆက္သြယ္မႈျပဳလုပ္ၾကရာတြင္ တစ္ေယာက္ႏွင့္ တစ္ေယာက္ရဲ႕ ကိုယ္အမူအယာမ်ားကို ေတြ႕ျမင္ႏိုင္ျခင္းမရွိတဲ့အတြက္ နားလည္မႈလြဲျခင္းမ်ားဟာ လြယ္ကူစြာျဖစ္ေပၚလာႏိုင္ပါတယ္။ သင္ေပးလိုတဲ့ message ကို ေရးသားရာတြင္ လက္ခံမည့္သူရဲ႕ ေနာက္ခံႏွင့္ သင့္အေနနဲ႔ သူတို႔အေပၚ ဘယ္ေလာက္နားလည္သေဘာေပါက္သလဲဆိုတဲ့ အခ်က္မ်ားအေပၚမူတည္၍ ခ်ိန္ညႇိေရးသားသင့္ပါတယ္။
သင္သိထားသင့္တဲ့ စည္းမ်ဥ္းတစ္ခုကေတာ့ တစ္ဦးႏွင့္တစ္ဦး ရင္းရင္းႏွီးႏွီးေနတတ္ေသာ ႏိုင္ငံမ်ားျဖစ္တဲ့ ဂ်ပန္၊ အာရပ္ ႏွင့္ တ႐ုတ္ အစရွိတဲ့ႏိုင္ငံမ်ားတြင္ သင္ႏွင့္အတူတကြ လုပ္ငန္းအေၾကာင္းမေဆြးေႏြးမွီ/ အလုပ္မလုပ္မွီတြင္ သင္ႏွင့္အရင္ ရင္းႏွီးမႈရယူလိုတတ္ၾကပါတယ္။ ဒီအတြက္ ဒီလိုႏိုင္ငံမ်ိဳးမွ လုပ္ငန္းလက္တြဲေဖာ္မ်ားအေနနဲ႔ e-mail ေရးသားရာတြင္ ပို၍ personal ဆန္တတ္ၾကၿပီး အျခားတစ္ဖက္တြင္ေတာ့ တစ္ဦးႏွင့္တစ္ဦး ရင္းရင္းႏွီးႏွီးမေနတတ္ေသာႏိုင္ငံမ်ားျဖစ္တဲ့ ဂ်ာမနီ၊ အေမရိကန္၊ အေနာက္ဉေရာပ ႏိုင္ငံမ်ားတြင္ေတာ့ တိုတိုနဲ႔ လိုရင္းကိုသာ ေျပာဆိုေရးသားေလ့ရွိတာကို ေတြ႕ျမင္ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။
၉။ ဟာသလုပ္တတ္ျခင္းကို သတိထားပါ။
e-mail ေရးသား၍ ေပးပို႔ရာတြင္ မွန္ကန္တဲ့အသံအေနအထားနဲ႔ မ်က္ႏွာအမူအယာတို႔ကို ေတြ႕ျမင္ႏိုင္ျခင္းမရွိတဲ့အတြက္ ဟာသလုပ္ျခင္းဟာ တစ္ခါတစ္ရံတြင္ ဘာသာျပန္လိုက္တဲ့အခါ အဓိပၸါယ္တစ္မ်ိဳးသက္ေရာက္သြားေစႏိုင္ပါတယ္။ ပေရာ္ဖက္ရွင္နယ္ဆန္ဆန္ ေဆြးေႏြးမႈမ်ားကို ျပဳလုပ္ၾကရာတြင္ႏွင့္ e-mail မ်ား အျပန္အလွန္ေပးပို႔ၾကရာတြင္ သင့္ရဲ႕ e-mail အား လက္ခံရရွိမည့္သူက သင္နဲ႔ ေကာင္းစြာသိကြၽမ္းျခင္းမရွိေသးပါက ဟာသျပဳလုပ္ျခင္းမ်ား၊ ေနာက္ေျပာင္ျခင္းမ်ားကို မျပဳလုပ္သင့္ပါဘူး။ တစ္ခါတစ္ရံမွာ တစ္ခ်ိဳ႕အရာေတြက သင့္အတြက္ေတာ့ ရယ္ေမာစရာျဖစ္ေနေပမယ့္ အျခားတစ္ဖက္က ထိုသို႔ခံစားရျခင္မွ ခံစားရပါလိမ့္မယ္။
“စကားအရေျပာဆိုလိုက္တဲ့အခါမွာ ရယ္ေမာစရာျဖစ္ေပမယ့္ စာျဖင့္ခ်ေရးလိုက္တဲ့အခါမွာေတာ့ ထိုအရာက ရယ္စရာမေကာင္းေတာ့တာမ်ိဳးလည္းျဖစ္လာႏိုင္တဲ့အတြက္ ဟာသျပဳလုပ္ျခင္းမ်ားကို လူခ်င္းေတြ႕ဆုံမွသာ ျပဳလုပ္ေပးသင့္ပါတယ္။”
၁၀။ သင့္အတြက္ေပးပို႔လာတဲ့ e-mail မဟုတ္ရင္ေတာင္မွ ထို e-mail ကို reply ျပဳလုပ္ေပးလိုက္ပါ။
သင့္ထံသို႔ ေပးပို႔လာတဲ့ e-mail တိုင္းကို reply ျပဳလုပ္ႏိုင္ဖို႔ဟာ ခက္ခဲပါတယ္။ သို႔ေပမယ့္ e-mail တစ္ေစာင္ကို ကိုယ့္ဆီသို႔မွားၿပီးေပးပို႔မိတာျဖစ္ေနႏိုင္တယ္ဆိုရင္ေတာင္မွ အက်ိဳးအေၾကာင္းကို ျပန္လည္၍ reply ျပဳလုပ္ေပးသင့္ပါတယ္။ ဒါဟာ မလုပ္မေနရ ျပဳလုပ္ေပးရမယ့္အရာတစ္ခုေတာ့ မဟုတ္ေပမယ့္ ေကာင္းမြန္တဲ့ က်င့္ဝတ္တစ္ခုအေနနဲ႔ လုပ္ေဆာင္ေပးသင့္တဲ့အရာတစ္ခုပဲျဖစ္ပါတယ္။
၁၁။ Message မ်ား မထြက္မွီတြင္ ျပန္လည္စစ္ေဆးပါ။
သင့္ e-mail ကို လက္ခံရရွိသူဖက္မွ သင့္ရဲ႕အမွားမ်ားကို သတိမျပဳမိပဲေနမွာမဟုတ္ပါဘူး။ ေနာက္ၿပီး လက္ခံသူရဲ႕ စိတ္အေျခအေနအေပၚမူတည္ၿပီး ဒီအမွားမ်ားကိုသင္ျပဳလုပ္မိတဲ့အတြက္ သင့္အေပၚ အထင္လြဲသြားႏိုင္ပါေသးတယ္။
စာလုံးေပါင္းစစ္ေဆးေပးတဲ့ software မ်ားအေပၚ မ်ားစြာအားထားျခင္းကိုလည္းမျပဳလုပ္ပါနဲ႔။ သင့္ရဲ႕ e-mail ကို ႀကိမ္ဖန္မ်ားစြာျပန္လည္ဖတ္ရႈ၍ စစ္ေဆးေပးၿပီးမွသာ တစ္ဖက္သို႔ေပးပို႔သင့္ပါတယ္။
၁၂။ အဆန္းထြင္ျခင္းမ်ားကို ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။
ကြန္ျပဴတာမ်ားေပၚတြင္ ေ႐ြးခ်ယ္စရာ option ေတြ မ်ားစြာရွိေနတဲ့အတြက္ သင့္အေနနဲ႔ Font အႀကီး - အေသး ေျပာင္းလဲျခင္းမ်ား၊ Bold ျပဳလုပ္ျခင္း၊ စာလုံးအလွမ်ား၊ မတူညီတဲ့အေရာင္မ်ားကို အသုံးျပဳျခင္း အစရွိသည္တို႔ကိုျပဳလုပ္လိုလာႏိုင္ပါတယ္။ ဒါေပမယ့္ ဒါေတြကိုအသုံးမျပဳသင့္ပါဘူး။
e-mail မ်ားကိုေပးပို႔ရာတြင္ ႐ိုး႐ိုးရွင္းရွင္းသာ ေပးပို႔သင့္ၿပီး ဒီအရာက နားလည္မႈလြဲျခင္းမ်ားျဖစ္မလာေစရန္ အကူအညီေပးႏိုင္မွာျဖစ္ပါတယ္။
၁၃။ ေနာက္ဆုံးမွ e-mail လိပ္စာကိုထည့္သြင္းပါ။
“e-mail တစ္ေစာင္ကို သင္ေရးသား၍မၿပီးမွီ (သို႔) ျပန္လည္စစ္ေဆး၍မၿပီးမွီတြင္ မွားယြင္း၍ ေပးပို႔မိျခင္းျဖစ္သြားမွာကို သင္လိုလားမွာမဟုတ္ပါဘူး။” “ဒီအတြက္ သင္က သင့္ထံသို႔ဝင္ေရာက္လာတဲ့ e-mail တစ္ေစာင္ကို ျပန္လည္၍ reply ျပဳလုပ္ေနတာျဖစ္ေနရင္ေတာင္မွ e-mail လိပ္စာကိုဖ်က္ထားလိုက္ၿပီး ဒီ e-mail ကို ျပန္လည္ေပးပို႔ဖို႔အသင့္ျဖစ္ၿပီဆိုမွသာ e-mail လိပ္စာကို ျပန္လည္၍ထည့္သြင္းေပးလိုက္ပါ။”
၁၄။ မွန္ကန္တဲ့လက္ခံသူကို ေ႐ြးခ်ယ္ထည့္သြင္းထားရဲ႕လားဆိုသည္အား ျပန္လည္စစ္ေဆးပါ။
သင့္အေနနဲ႔ e-mail ရဲ႕ “To” ေနရာတြင္ e-mail လိပ္စာကိုထည့္သြင္းသည့္အခ်ိန္ဟာ အဓိကအာ႐ုံစိုက္ထားရမယ့္ အခ်ိန္ပဲျဖစ္ပါတယ္။ ဒီအဆင့္မွာ အျခားနာမည္တစ္ခုကို မွားယြင္း၍ေ႐ြးခ်ယ္မိၿပီး မဆိုင္တဲ့သူတစ္ဦးထံသို႔ e-mail ေပးပို႔မိသြားပါက ဒါဟာ သင့္အတြက္ အရွက္ရဖြယ္ေကာင္းလွပါတယ္။
ဒီ article ေလးကိုဖတ္ရႈၿပီးေနာက္ စာဖတ္သူတို႔ရဲ႕ သက္ဆိုင္ရာအလုပ္မ်ားတြင္ e-mail ေပးပို႔ရာ၌ လိုက္နာက်င့္သုံးသင့္သည့္ က်င့္ဝတ္မ်ားကို နားလည္သေဘာေပါက္ၿပီး မွန္ကန္စြာလိုက္နာက်င့္သုံးႏိုင္ၾကလိမ့္မယ္လို႔ ယုံၾကည္ပါတယ္။ ဒီအခ်က္မ်ားဟာ ခက္ခဲတဲ့အခ်က္မ်ား မဟုတ္ေပမယ့္ Professional တစ္ဦးအေနနဲ႔ ဒီအခ်က္မ်ားအတိုင္းလိုက္နာက်င့္သုံးေပးမယ္ဆိုပါက ႏိုင္ငံတကာကုမၸဏီမ်ားႏွင့္ အဆက္အသြယ္မ်ားျပဳလုပ္ၾကရာတြင္ မိမိအေပၚ ေကာင္းမြန္တဲ့အထင္အျမင္ကို ရရွိလာေစမွာျဖစ္ပါတယ္လို႔ေျပာၾကားရင္း ဒီ article ေလးကို နိဂုံးခ်ဳပ္လိုက္ပါတယ္ခင္ဗ်ာ။
ဒီ article ေလးဟာ စာဖတ္သူပရိသတ္တို႔အတြက္ အသုံးဝင္ပါလိမ့္မယ္လို႔ေမွ်ာ္လင့္ပါတယ္။
ေက်းဇူးတင္လွ်က္
www.jobsinyangon.com
Today it looks difficult. It takes us 3 minutes:-)
JobsInYangon.com MEDIA PARTNERS - Your job offers will appear on their web sites
Jobsinyangon.com is a leading Career and Job site in Myanmar. Jobsinyangon presents the largest porfolio of jobs on Myanmar market, thus helping recruiters to source top talents and job seekers available in Myanmar. Jobsinyangon.com job board helps hiring managers and recruiters from all companies in Myanmar to post jobs, manage applicants and make the right hiring decision. Any jobseeker in Myanmar can find Jobs in Yangon and other cities of all categories of jobs. Online job opportunities can be searched or arranged by our Executive search branch Roger Quest International.